Vereinsdaten hinterlegen
Diese hinterlegten Vereinsdaten sind die Basis für nahezu alle Funktionen in SPG-Verein 4.
Anschrift / Kontakt
Bereich Anschrift (linke Seite):
Hier werden die postalischen und verwaltungstechnischen Vereinsdaten gepflegt. Die Felder lauten wie folgt:
Der offizielle Vereinsname: So wird er korrekt hinterlegt
Für eine reibungslose Kommunikation mit Mitgliedern und vor allem mit Ihrer Bank ist es entscheidend, den Vereinsnamen korrekt zu hinterlegen. SPG-Verein 4 bietet hierfür eine durchdachte Lösung, die auch lange Vereinsnamen berücksichtigt.
Hauptfeld Name
Kurzer Name (< 35 Zeichen): Es reicht, wenn Sie nur das Hauptfeld "Name" ausfüllen.
Langer Name (> 35 Zeichen): Tragen Sie im Feld "SEPA-Vereinsname" den kompletten, offiziellen Namen ein
Dies ist der Vereinsname, wie er in den meisten Dokumenten (z.B. Briefköpfen, Listen) verwendet wird. Im Beispiel: Test-Sport-Verein e.V.
- Besonderheit: Aus technischen Gründen ist dieses Feld auf 35 Zeichen begrenzt.
Was passiert, wenn der bei der Bank hinterlegte, offizielle Vereinsname länger als 35 Zeichen ist? (z.B. "Turn- und Sportgemeinschaft von 1898 Musterstadt-Süd e.V.") Eine Abweichung hier kann dazu führen, dass die Bank die SEPA-Lastschriftdatei abweist.
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Genau dafür gibt es im Register "Bankverbindung" oder in den SEPA-Einstellungen das Feld "SEPA-Vereinsname". Hier können Sie den exakten, ungekürzten Vereinsnamen eintragen, so wie er bei Ihrer Bank für das Konto hinterlegt ist.
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Wenn dieses Feld ausgefüllt ist, verwendet SPG-Verein 4 ausschließlich für die Erstellung der SEPA-Datei diesen längeren Namen. In allen anderen Dokumenten wird weiterhin der kürzere Name aus dem Hauptfeld genutzt.
ACHTUNG: Sollte das Feld ausgegraut sein, wenden Sie sich an den zuständigen Support.
Zusatzbez.: Ein optionales Feld für weitere Namenszusätze oder interne Anmerkungen.
Straße: Straße und Hausnummer. Im Beispiel: „Testweg 12b“.
Postfach: Optionales Feld für ein Postfach.
PLZ Ort: Getrennte Felder für Postleitzahl (z.B. „12345“) und den zugehörigen Ort (z.B. „Teststadt“).
Über die Schaltfläche "..." kann eine erweiterte Ortsauswahl erfolgen bzw. alle PLZ mit Ort hinterlegt werden.
Verbands-Nr.: Die Vereinsnummer im Verband, im Beispiel: „012345“.
Bundesland: Auswahlfeld für das Bundesland des Vereins. Im Beispiel: „Niedersachsen“.
Bereich Kontakt (rechte Seite):
Hier werden die Kontaktinformationen und Kommunikationsdaten des Vereins hinterlegt:
Ansprechpartner: Name der Kontaktperson
Telefon: Vereins-Telefonnummer
Fax: Vereins-Faxnummer
E-Mail: Zentrale Vereins-E-Mail-Adresse
Homepage: Offizielle Vereinswebseite
Vereinslogo hochladen
Vereinslogo (Bausteine) hinterlegen. Das Logo wird rechts, als Vorschaubild, angezeigt.
Hinterlegen Sie Ihr Vereinslogo an einer zentralen Stelle, um es automatisch in allen relevanten Dokumenten zu verwenden.
Nutzen Sie hierfür den Button [Vereinslogo hochladen]. Das System integriert Ihr Logo daraufhin automatisch in alle mitgelieferten Dokumentenvorlagen. Dazu zählen unter anderem Briefe, Rechnungen, Listen und Bescheinigungen. Manuelle Anpassungen der einzelnen Vorlagen sind nicht erforderlich.
Bankverbindung
Bankverbindungen:
Die Bankverbindungen werden in zwei getrennten Abschnitten „Bank 1“ und „Bank 2“ dargestellt. Für jeden Bankzugang stehen dieselben Felder zur Verfügung. Die Felder lauten:
Bank 1 (linke Seite):
Bankleitzahl: Erfassungsfeld für die Bankleitzahl (im Beispiel leer).
Diese wird bei Ihnen bereits vorgegeben sein.
Konto-Nr.: Erfassungsfeld für die Kontonummer des Vereins. Im Beispiel: „5120710131“.
BIC: Automatisiertes oder manuelles Feld für den BIC (Bank Identifier Code) der Bank. Im Beispiel: „HELADEF1BOR“.
IBAN: Erfassungsfeld für die vollständige IBAN (International Bank Account Number). Im Beispiel: „DE11 5205 1373 5120 7101 31“. Ein Button „…“ öffnet ein Such- oder Auswahlfenster zur IBAN.
Bankbezeichnung: Automatisch gefülltes bzw. manuelles Feld für den Banknamen (im Beispiel: „St Spk Borken“, ausgegraut).
SEPA (Single Euro Payments Area):
Im unteren Bereich von „Bank 1“ werden die SEPA-relevanten Daten angezeigt:
Gläubiger-ID: Eindeutige Identifikationsnummer des Vereins für SEPA-Lastschriften. Im Beispiel: „DE98ZZZ09999999999“.
Beantragung der Gläubiger-ID
Die Gläubiger-Identifikationsnummer ist zwingend erforderlich, um am SEPA-Lastschriftverfahren teilnehmen zu können. Sie müssen diese ID elektronisch bei der Deutschen Bundesbank beantragen. Das entsprechende Antragsformular finden Sie auf der Webseite der Bundesbank: https://www.bundesbank.de/de/aufgaben/unbarer-zahlungsverkehr/serviceangebot/sepa/glaeubiger-identifikationsnummer
Die Ihnen zugewiesene Gläubiger-ID ist 18 Stellen lang.
*SEPA-Vereinsname bei der Bank
Im Register "Bankverbindung" können Sie den exakten, ungekürzten Vereinsnamen eintragen, so wie er bei Ihrer Bank für das Konto hinterlegt ist.
Wenn dieses Feld ausgefüllt ist, verwendet SPG-Verein 4 ausschließlich für die Erstellung der SEPA-Datei diesen längeren Namen. In allen anderen Dokumenten wird weiterhin der kürzere Name aus dem Hauptfeld genutzt.
Bank 2 (rechte Seite):
Analog zu Bank 1 stehen alle Felder zur Verfügung, sind im Beispiel jedoch leer und für eine zweite Bankverbindung vorbehalten.
Bedienungselemente unten:
Speichern: Speichert alle Änderungen an den Bankverbindungen.
Abbrechen: Bricht die Bearbeitung ab und verwirft nicht gespeicherte Änderungen.
Hinweise und Besonderheiten:
Pflichtfelder wie IBAN, BIC und Gläubiger-ID sind besonders wichtig für den Zahlungsverkehr, insbesondere SEPA-Lastschriften.
Das Programm unterstützt zwei Bankverbindungen, etwa für getrennte Vereins- und Abteilungskonten.
Der Button „…“ neben der IBAN vereinfacht die Eingabe bzw. Auswahl der IBAN.
Die Bankbezeichnung wird meist automatisch aus der Bankleitzahl ermittelt und ist nicht editierbar.
Nicht gespeicherte Änderungen gehen beim Klick auf „Abbrechen“ verloren.
Warnhinweis:
Die Gläubiger-ID ist für SEPA-Lastschriften zwingend erforderlich und muss korrekt gepflegt sein. Fehlerhafte Bankdaten führen zu Problemen im Zahlungsverkehr.
Finanzdaten
Finanzamt: Hier wird das zuständige Finanzamt hinterlegt, bei dem der Verein steuerlich geführt wird.
Beispiel: „FA Teststadt“
Steuer-Nr: In diesem Feld wird die dem Verein zugeordnete Steuernummer beim Finanzamt eingetragen.
Beispiel: „DE 123 456 789“
Anerkennung der Gemeinnützigkeit
- Lt. Bescheid vom: Hier wird das Datum des aktuellen Freistellungs- oder Gemeinnützigkeitsbescheids erfasst.
Beispiel: „15.06.1990“ - Anerkennung ab: Angabe des Datums, ab dem der Verein als gemeinnützig anerkannt ist.
Beispiel: „01.01.2000“
Befreiung der Körperschaftssteuer
- Freistellungsbescheid vom: Hier wird das Datum des letzten Körperschaftsteuer-Freistellungsbescheids eingetragen.
Beispiel: „01.01.2000“ - Befreiung für die Jahre: In diesem Feld können die betreffenden Jahre angegeben werden, für die die Befreiung gilt.