Abteilungen/Beiträge

Die Registerkarte Abteilungen/Beiträge dient zur Verwaltung der Abteilungszugehörigkeit und zur Festlegung der Beiträge für Mitglieder. Hier erfassen Sie alle beitragsrelevanten Daten – von der Zahlungsart über die IBAN bis hin zu Sonderbeträgen.

Funktionsweise

Um die Felder zu bearbeiten, öffnen Sie den jeweiligen Mitgliederdatensatz und wechseln in die Registerkarte Abteilungen/Beiträge.

Bankverbindung

Zahlungsart

Durch einen Klick auf den nach unten zeigenden Pfeil wählen Sie die Zahlungsart:
' ' = leer (keine Beitragserhebung)
'b' = Barzahler
'r' = Rechnungszahler
's' = SEPA-Lastschrift

IBAN und BIC

Für SEPA-Lastschriften werden IBAN und ggf. BIC benötigt. Ein Button ermöglicht das Ermitteln der IBAN aus Kontonummer und Bankleitzahl.
Die BIC ist vor allem bei Konten in der Schweiz, San Marino und Monaco notwendig.

Aufbau der IBAN (Deutschland)

Stellen 1–2	Länderkennung
Stellen 3–4	Prüfziffer
Stellen 5–12	Bankleitzahl
Stellen 13–22	Kontonummer (ggf. mit führenden Nullen)

Kontoinhaber

Ist der Kontoinhaber nicht identisch mit dem Mitglied, geben Sie hier den Namen des Zahlers im Format Nachname, Vorname an.

SEPA-Verwendungszweck (SEPA-VerwZw(1)/(2))

Zwei optionale Felder für individuelle Verwendungszwecke, die bei der SEPA-Dateierstellung verwendet werden.

SEPA-Mandatsreferenz

Eindeutige Kennung für das SEPA-Lastschriftmandat inklusive Datum. Sie kann frei vergeben oder maschinell, z. B. anhand der Mitgliedsnummer, erzeugt werden. Bei mehr als 36 Monaten ohne Einzug ist ein neues Mandat einzuholen.

SEPA-Ausführung

Alle SEPA-Lastschriften werden als Folgelastschrift behandelt. Dieses Feld kann nicht manuell geändert werden.

Abteilungen/ Beiträge

Abteilungsnummer / Abteilungsbezeichnung

Dreistellige alphanumerische Kennung der Abteilung (z. B. fu für Fußball). Über „hier klicken, um neue Abteilung hinzuzufügen“ können neue Abteilungen zugeordnet werden.

Status

Kennzeichnet den Status des Mitglieds in der Abteilung:
'a' = aktiv
'p' = passiv

Eintritt

Datum des Eintritts in die Abteilung (TT.MM.JJJJ). Ein leerer Wert ist 00.00.0000. Dient nur der Dokumentation.

Beiträge und Zahlungen individuell steuern

Beitragsart / Beitragsbezeichnung / Zahlungsweise / Beitrag

Die Beitragsart ist ein dreistelliges Kürzel und bestimmt zusammen mit der Zahlungsweise den Beitrag.
Beitragsarten müssen vorher unter Stammdaten > Beitragsarten hinterlegt werden.

Für das Feld Zahlungsweise gibt es folgende Optionen:
'm' = monatlich
'v' = vierteljährlich
'h' = halbjährlich
'j' = jährlich (Standard)
's' = Sondervereinbarung
Bei Sondervereinbarung ('s') können individuelle Zahlungsmonate hinterlegt werden.

Sonderzahlungsweise

Die Sonderzahlungsweise, gekennzeichnet durch das Kürzel 's', ermöglicht es Ihnen, flexible und individuelle Zahlungsmonate für den Beitrag eines Mitglieds zu definieren. Dies ist nützlich, wenn ein Mitglied seinen Beitrag nicht in den üblichen Intervallen zahlen möchte.

1. Zahlungsrhythmus festlegen: Nach der Auswahl von 's' erscheint eine Monatsleiste mit 12 Spalten, die für die Monate Januar bis Dezember stehen. Tragen Sie in den gewünschten Monat das Kürzel für den Zahlungsrhythmus ein:

   • m für monatlich

   • v für vierteljährlich

   • h für halbjährlich

   • j für jährlich

Beispiel: Soll der Vierteljahresbeitrag für das Mitglied Luisa Krüger abweichend in den Monaten Februar, Mai, August und November eingezogen werden, sieht der Eintrag in der Monatsleiste wie folgt aus:

Zur Vereinfachung können Sie auch in das Feld der Monatsleiste doppelklicken. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie den Rhythmus bequem festlegen können, ohne die Kürzel manuell eintragen zu müssen.

Bei der nächsten Beitragserhebung wird das Programm diesen individuellen Rhythmus berücksichtigen und den Beitrag nur in den von Ihnen festgelegten Monaten einziehen.

 

Erhebung ab

Ab welchem Datum sollen Beiträge erstmals erhoben werden? Das Standardformat ist TT.MM.JJJJ, ein Leerwert ist 00.00.0000.

Mit diesem Datum legen Sie fest, ab wann die Beiträge für ein Mitglied zum ersten Mal eingezogen werden sollen. Das Standardformat ist TT.MM.JJJJ. Wenn Sie das Feld leer lassen (Standardwert 00.00.0000), wird das Mitglied bei der nächsten regulären Beitragserhebung berücksichtigt.

Beispiel: Luisa Krüger tritt am 15.05.2025 dem Verein bei. Die nächste Beitragserhebung für das 3. Quartal findet am 01.07.2025 statt. Damit für Frau Krüger nicht fälschlicherweise der Beitrag für das 2. Quartal berechnet wird, tragen Sie als Erhebungsdatum den 01.07.2025 ein.

Ermäßigt bis

Enddatum für eine etwaige Beitragsermäßigung (TT.MM.JJJJ). Leerwert: 00.00.0000.

Hier können Sie ein Enddatum für eine Beitragsermäßigung eintragen. Dieses Feld hat rein informativen Charakter und dient Ihnen als Wiedervorlage.

Beispiel: Bernd Meier erhält als Student einen ermäßigten Beitrag bis zum voraussichtlichen Ende seines Studiums am 31.08.2026. Sie tragen hier also 31.08.2026 ein.

Wichtiger Hinweis: SPG-Verein passt den Beitrag nach Ablauf des Datums nicht automatisch an. Sie können aber Listen nach diesem Datum filtern, um die betreffenden Mitglieder zu finden und die Beitragsart manuell anzupassen.

 

Einmalbetrag 1 / Einmalbetrag 2

Diese Felder sind ideal für einmalige Zahlungen wie Aufnahmegebühren, Nachbelastungen oder Gebühren für Arbeitseinsätze. Nach der nächsten Beitragserhebung werden die Beträge automatisch aus diesen Feldern entfernt.

Beispiel 1: Für die Neuanmeldung von Luisa Krüger wird eine einmalige Aufnahmegebühr von 25,00 € fällig. Sie tragen diesen Wert in das Feld Einmalbetrag (1) ein.

Beispiel 2: Bernd Meier hat einen verpflichtenden Arbeitseinsatz versäumt, wofür laut Vereinssatzung eine Gebühr von 50,00 € anfällt. Dieser Betrag wird im Feld Einmalbetrag (2) erfasst.

Zusatzbetrag

Ein hier eingetragener Betrag wird bei jeder Beitragserhebung zusätzlich zum normalen Beitrag eingezogen. Im Gegensatz zum Einmalbetrag wird dieses Feld nicht automatisch geleert und bleibt für zukünftige Erhebungen bestehen.

Beispiel: Die Abteilung Handball erhebt für alle Mitglieder eine jährliche Umlage von 15,00 € für Trainingsmaterial. Sie tragen diesen Wert bei allen Mitgliedern der Handballabteilung in das Feld Zusatzbetrag ein.

Mahnkennzeichen

Dieses Kennzeichen steuert die Mahnstufen von 0 bis 9. Nach jedem durchgeführten Mahnlauf wird der Wert automatisch um 1 erhöht. Erreicht das Kennzeichen den Wert 9, wird das Mitglied vom nächsten Beitragseinzug ausgeschlossen, bis der Rückstand beglichen ist.

Beispiel: Bernd Meier ist mit seiner Zahlung im Rückstand. Nach dem ersten Mahnlauf setzt das System sein Mahnkennzeichen automatisch auf 1. Sollte er weiterhin nicht zahlen, wird es nach dem nächsten Mahnlauf auf 2 erhöht.

Sie können das Mahnkennzeichen auch manuell setzen, um ein Mitglied aus einem bestimmten Grund vorübergehend vom Beitragseinzug auszuschließen.

Wichtige Hinweise:

Beachten Sie, dass alle beitragsrelevanten Felder korrekt und vollständig ausgefüllt sein müssen, damit eine reibungslose Beitragserhebung möglich ist. Besonders bei SEPA-Lastschriften sind vollständige Angaben zu IBAN, BIC und Mandatsreferenz erforderlich. Über das Feld „Sondervereinbarung“ können Sie flexible Zahlungsrhythmen für Mitglieder individuell abbilden.

Beitragsarten müssen immer in den Stammdaten hinterlegt sein, bevor sie bei Mitgliedern zugeordnet werden können. Bei Fehlern in der Beitragserhebung überprüfen Sie die Felder „Erhebung ab“, „Beitragsart“ und „Zahlungsweise“.