Adresse/Kommunikation

Mit dieser Funktion erfassen und bearbeiten Sie sämtliche relevanten Adress- und Kommunikationsdaten eines Vereinsmitglieds. Die konsequente Pflege dieser Angaben ermöglicht einen strukturierten Vereinsbetrieb sowie eine zielgerichtete Ansprache Ihrer Mitglieder.

Die Registerkarte „Adresse/Kommunikation“ bietet eine zentrale Übersicht und Bearbeitungsmöglichkeit für alle Kontakt- und Adressinformationen eines Mitglieds. Sie erreichen diese Maske in der Regel über die Navigation Mitglieder → Mitglied auswählen → Adresse/Kommunikation. Die strukturierte Datenerfassung gewährleistet einheitliche Auswertungen, korrekte Anschriften für die Korrespondenz und rechtssichere Dokumentation.

Jedes Vereinsmitglied wird im System unter einer eindeutigen, frei wählbaren, 10-stelligen Mitgliedsnummer geführt. Es empfiehlt sich die Vergabe fortlaufender Nummern oder eine strukturierte Unterteilung (z. B. für Familienmitglieder). Nach Auswahl oder Anlage eines Mitglieds erscheinen alle relevanten Felder zur Adress- und Kommunikationspflege:

Mitgliedsnummer: Eindeutige, 10-stellige Kennung. Gruppenbildung möglich, z. B. für Familienverbünde. Beispiel: 0000001230 (Vater), 0000001231 (Mutter), 0000001232 (Kind).

Anrede: Auswahl oder individuelle Eingabe, z. B. Herrn, Frau, Eheleute, Firma. Die Auswahl beeinflusst automatisch das Feld „Geschlecht“.

Titel: Individuelle Eingabe akademischer oder sonstiger Titel (z. B. Dr., Prof.).

Vorname / Nachname: Für diverse Ausgaben werden diese Felder unterschiedlich kombiniert dargestellt, z. B. „Nachname, Vorname“ oder „Titel, Vorname, Nachname“.

Zusatzadresse: Freitextfeld, z. B. Berufsbezeichnungen oder Zusatzinformationen. Dieses Feld wird bei Etiketten mit ausgegeben.

Straße: Straßenbezeichnung und Hausnummer. In Kombination mit Postleitzahl und Ort für postalische Zwecke relevant.

Postleitzahl: 5-stellige Eingabe. Bei Bestätigung erfolgt eine automatische Prüfung anhand der Postleitzahlen-Datenbank. Bereits verwendete PLZ/Ort-Kombinationen werden im internen Verzeichnis gespeichert und können bearbeitet werden.

Ort: Wohnort laut postalischer Vorgabe, Abkürzungen sind zulässig.

Postfach: Bis zu 8-stellige Eingabe. Bei Ausgabe von Adressaufklebern hat das Postfach Vorrang vor der Straßenadresse.

Postfach PLZ / Ort: Für Postfachadressen getrennte Felder zur Zuordnung der spezifischen Postleitzahl und des zugehörigen Ortes.

Briefanrede: Individuelle Formulierung möglich. Automatische Bildung aus Anrede, Titel und Nachname per Schaltfläche. Verschiedene Vorlagen können unter Einstellungen > Bestand gepflegt werden.

 

Verknüpfung zu Mitgliedsnummer

Möglichkeit, mehrere Mitglieder (z. B. Familienmitglieder) logisch zu verknüpfen. Das Hauptmitglied wird zuerst ausgewählt und erhält die eigene Nummer als Verknüpfung. Weitere Mitglieder werden dieser Nummer zugeordnet. Dies vereinfacht die Verwaltung von zusammengehörigen Mitgliedern und deren gemeinsamen Daten (z. B. SEPA-Zahlungen).

Land: 3-stellige Länderkürzel, z. B. NL für Niederlande oder CH für Schweiz.

Bezirk: Feld zur räumlichen Zuordnung und Auswertung. Auswahl aus Stammdaten oder individuelle Ergänzung möglich.

Verteiler: Optionale interne Vermerke oder spezielle Leitbereiche für Versand oder Mitteilungen.

Geburtsdatum: Nur gültige Kalenderdaten erlaubt. Bei Vereinen mit Statistikpflicht nach Landessportbund-Richtlinien ist das Feld zwingend.

Geschlecht: m = männlich, w = weiblich, d = divers, Leerwert = nicht definiert. Wichtig für Auswertungen.

Berufsgruppe: 3-stellig, frei definierbar oder aus Stammdaten auswählbar. Ermöglicht interne Selektionen.

Nationalität: 3-stellig, Auswahl aus Drop-Down-Liste, z. B. NL, CH.

Geburtsort: Bis zu 35 Stellen für individuelle Angaben.

Telefon privat/dienstlich, Handy 1/2, Telefax, Sonstige Nr.: Flexible Formate erlaubt, z. B. 05171/12345, (05171)12345.

E-Mail: Automatischer Start des E-Mail-Clients bei Klick auf das Symbol. Syntaxprüfung erfolgt automatisch.

Homepage: Hinterlegte Adresse wird mit Standard-Browser geöffnet.

Eintritt: Beginn der Mitgliedschaft, nur gültige Kalenderdaten.

Eintrittsbrief: Dokumentation des schriftlichen Eintritts. Werte: „j“ = ja, „n“ = nein.

Austritt: Ende der Mitgliedschaft, nur gültige Kalenderdaten.

Austrittsbrief: Dokumentation des schriftlichen Austritts. Werte: „j“ = ja, „n“ = nein.

Kündigung: Datum der Kündigung. Dokumentarisch, nur gültige Kalenderdaten.

Kündigungsgrund: Mehrere Gründe über das „+“-Symbol hinterlegbar, für andere Mitglieder auswählbar.

Extern (kein Mitglied): Option zur Verwaltung externer Kontakte, z. B. Sponsoren. Kann bei Listen-Ausgaben wahlweise einbezogen werden.

Datum letzte Änderung: Feld zur Information über die letzte Bearbeitung; wird automatisch gepflegt.

Beispiele

Eine Familie wird als Verbund erfasst, indem alle Mitglieder eine gemeinsame Haupt- und Unternummer erhalten, z. B. 0000001230 (Vater), 0000001231 (Mutter), 0000001232 (Kind). Zur Verknüpfung wird das Hauptmitglied (z. B. Vater) ausgewählt und dessen Nummer auch als Verknüpfung eingetragen. Weitere Familienmitglieder werden separat geöffnet und ebenfalls mit dieser Nummer als Verknüpfung versehen. Somit sind alle Mitglieder des Familienverbunds logisch verbunden.

Wird bei einer Verknüpfung von Mitgliedern mit SEPA-Zahlung die Übernahme von Zahlungsdaten gewünscht, können die SEPA-Daten des Hauptmitglieds automatisch auf verknüpfte Mitglieder übertragen werden.

Die konsequente und korrekte Pflege der Adress- und Kommunikationsdaten erleichtert spätere Auswertungen und die direkte Ansprache der Mitglieder. Bei der PLZ-Eingabe erfolgt eine Validierung und Zuordnung zum Ort. Neue Kombinationen können in das interne Verzeichnis aufgenommen werden. Die erste Verknüpfung eines Hauptmitglieds sollte immer mit sich selbst erfolgen. Bei Datenübernahme zwischen verknüpften Mitgliedern empfiehlt sich eine Prüfung der übernommenen SEPA- und Kontodaten. Fehlerhafte oder unvollständige Eingaben werden durch entsprechende Prüfmechanismen (z. B. für E-Mail, PLZ, Datum) angezeigt.