(1) Beitragserhebung
Die Beitragserhebung ist ein zentraler Prozess, der es Ihnen ermöglicht, die hinterlegten Beiträge, Sonder- und Einmalzahlungen Ihrer Mitglieder fällig zu stellen.
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Datensicherung durchführen
Der Originallauf einer Beitragserhebung bewirkt Änderungen am Datenbestand. Es sollte deshalb vor diesem
Beitragslauf unbedingt eine Datensicherung durchgeführt werden
Durch die Durchführung der Beitragserhebung werden folgende Felder in den Mitgliederstammdaten aktualisiert:
- Gezahlte Beträge
- Sollstellungsbeträge
- Mahnkennzeichen
- Datum letzte Zahlung
- Datum letzte Sollstellung
- Einmalbetrag
- Saldo (Mitgliedskonto)
Die ermittelten Zahlungssätze werden separat gespeichert und können anschließend mit den Funktionen Beitragserhebungsliste, Rechnungen ausgeben und SEPA-Datei-Erstellung weiterverarbeitet werden. Zudem stehen sie Ihnen für die beitragsunabhängigen Funktionen Mitgliedskonto und Saldenliste zur Verfügung.
Nach dem Aufruf der Funktion erscheint folgende Bildschirmmaske:
Einstellungen für die Beitragserhebung
Es gibt mehrere Einstellungen, die in Gruppen unterteilt sind:
Vor einem Originallauf sollte ein Testlauf durchgeführt werden. Sie haben dadurch die Möglichkeit, sich über das aktuelle Beitragsaufkommen der geplanten Beitragserhebung zu informieren und ggf. Korrekturen an den Vorgaben vorzunehmen.
Testlauf
Mit der Variante 'Testlauf' können Sie eine Simulation der Beitragserhebung durchführen. Hierbei finden keine Änderungen im Datenbestand statt. Ein Testlauf kann mehrmals, auch mit unterschiedlichen Einstellungen, wiederholt werden.
Originallauf
Wichtiger Hinweis: Nach der Durchführung eines 'Originallaufes' (beidem diverse Felder im Stammsatz verändert werden) kann die Beitragserhebung nur noch durch das Einlesen der letzten Datensicherung vor der Erhebung rückgängig gemacht werden. Es ist daher unbedingt empfehlenswert, vor einem Originallauf eine Datensicherung durchzuführen.
Auswahl
Sie haben die Möglichkeit, die zu erhebenden Beiträge einzugrenzen:
- Gesamtbestand: Es werden die Beiträge, Sonderbeträge usw. von allen Mitgliedern erhoben.
- bestimmte Abteilung: Es wird nur der Beitrag für die von Ihnen gewählte Abteilung von den entsprechenden Mitgliedern erhoben.
- gespeicherte Selektion: Es wird nur der Beitrag von den Mitgliedern erhoben, die in der von Ihnen gewählten Selektion gespeichert sind.
Optionen
- Vorauszahlung verrechnen: Wenn Sie diese Option aktivieren, wird ein eventuell vorhandenes Guthaben (Kontosaldo) des Mitglieds auf die zu zahlenden Beträge angerechnet. Dies reduziert den fälligen Betrag und verringert den Kontosaldo entsprechend.
- Rückstand erheben/anfordern: Hiermit legen Sie fest, ob zusätzlich zu den aktuellen Beiträgen auch ein eventueller Rückstand (Kontosaldo) eingezogen werden soll.
Zahlungstermin
| Kategorie | Beschreibung |
|---|---|
| Allgemein | Bei den einzelnen Mitgliedern sind auf der zweiten Registerkarte die Abteilungen zugeordnet, in denen das Mitglied aktiv ist. Dort ist unter anderem die Zahlungsweise hinterlegt (m=monatlich, v=vierteljährlich, h=halbjährlich, j=jährlich, s=sonstige). Durch die Auswahl eines Zahlungstermins bestimmen Sie, dass nur diejenigen Abteilungsbeiträge erhoben werden, bei denen die gewählte Zahlungsweise hinterlegt ist. Sie als Anwender sind hier allein verantwortlich und müssen entscheiden, zu welchem Zeitpunkt im Jahr welcher Beitrag eingezogen werden soll. |
| Sonderfunktion "sonstiger" | Wenn bei einem Mitglied die Zahlungsweise "sonstige" hinterlegt ist, können Sie für die 12 Monate festlegen, in welchem Monat das Mitglied welchen Beitrag (monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich) zahlen soll. Durch die Auswahl eines "Abrechnungsmonats" bestimmen Sie, welcher dieser Beiträge aktuell erhoben werden soll. |
Sonderbeträge
Für die Felder Einmalbetrag (1), Einmalbetrag (2) und Zusatzbetrag können Sie individuelle Texte vergeben. Bleiben diese Felder leer, werden die Standardwerte 'Einmalbetrag 1', 'Einmalbetrag 2' oder 'Zusatzbetrag' angezeigt.
Wichtiger Hinweis: Diese Hinweisfelder werden NUR in der Beitragserhebungsliste angezeigt und erscheinen nicht auf dem Kontoauszug eines Mitgliedes.
Die Erhebung eines in den Mitgliederdaten eingetragenen 'Einmalbetrages 1/2' oder eines 'Zusatzbetrages' kann auch in Abhängigkeit vom Zahlungstermin erfolgen. Wenn diese Möglichkeit gewählt wird, erfolgt die Erhebung des Einmal- bzw. Zusatzbetrages nur dann, wenn aufgrund eines vorgegebenen Zahlungstermins (z. B. monatlich) ein zu zahlender Beitrag ermittelt wird. Der zu zahlende Beitrag kann dabei auch 0,00 € betragen; dies kann als Schalter für den Einzug dieser Sonderbeiträge genutzt werden.
Wenn die Zusatzmöglichkeit nicht gewählt (angekreuzt) wird, erfolgt eine volle Berücksichtigung des hinterlegten Einmal- bzw. Zusatzbetrages bei der Ermittlung des Erhebungsbetrages. Dies ist besonders relevant für Anwender, die:
- neben den Abteilungsbeiträgen grundsätzlich einen zusätzlichen Betrag erheben möchten, oder
- keinen Abteilungsbeitrag verschlüsselt haben. In diesem Fall ergibt sich die Anzahl der Belastungen aus der Häufigkeit, wie oft die Beitragserhebung durchgeführt wird.
Voraussetzungen für die Beitragserhebung
Damit eine Beitragserhebung erfolgreich durchgeführt werden kann, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
- Die Zahlungsart muss 'b' (Barzahlung), 's' (SEPA-Lastschrift) oder 'r' (Rechnung) sein.
- Das Mahnkennzeichen darf nicht '9' sein. Eine erneute Beitragserhebung wird erst wieder durchgeführt, wenn der Rückstand durch eine Zahlung ausgeglichen oder das Mahnkennzeichen manuell geändert wurde.
- Das Tagesdatum muss kleiner als das Austrittsdatum sein. Ein leerer Dateninhalt ('00.00.0000') wird nicht ausgewertet.
- Das Datum 'Erhebung ab' muss kleiner oder gleich dem Tagesdatum sein. Ein leerer Dateninhalt ('00.00.0000') wird nicht ausgewertet.
- Einer der vorgegebenen Zahlungstermine muss mit der Zahlungsweise des Mitglieds übereinstimmen.
- Unabhängig vom Austrittsdatum wird ein rückständiger Betrag bei der Zahlungsart 's' (SEPA-Lastschrift) immer angefordert. Um dies zu verhindern, sollte die Zahlungsart auf 'b' (Bar) geändert werden.
- Angeforderte Einmalbeträge werden unabhängig vom Austrittsdatum und vom Datum 'Erhebung ab' eingezogen.
Kontensaldo
Der Kontensaldo wird aus folgenden Feldern ermittelt:
Vortrag Vorjahr
+ Gezahlte Beträge
+ Sollstellungsbeträge
= Kontosaldo
Nach einer Beitragserhebung mit der Zahlungsart (SEPA-Lastschrift) ist der Kontosaldo stets ausgeglichen (0,00 EUR).
Bei den Zahlungsarten Bar- und Rechnungszahler werden die Beiträge lediglich ins 'SOLL' (fällig) gestellt. Der Kontoausgleich kann in diesen Fällen erfolgen durch:
- Manuelle Zahlungsbuchung (siehe Zahlungseingänge) oder
- Ändern der Zahlungsart auf 's'. Die rückständigen Beiträge werden dann automatisch bei der nächsten Beitragssollstellung angefordert, sofern dies unter 'Optionen' gewählt ist.
Nach Bestätigung Ihrer Eingaben mit 'OK' wird der Beitragserhebungslauf gestartet. Den Bearbeitungsstand können Sie in einem Statusfenster verfolgen.
Wenn der Beitragslauf durchgeführt wurde, wird das Fenster "Ausgabe-Einstellungen" angezeigt, und das Ergebnis des Beitragslaufs kann in der Beitragserhebungsliste kontrolliert werden.
War der Beitragslauf ein Originallauf, kann nach der durchgeführten Beitragserhebung auch sofort die SEPA-Datei erzeugt werden. Sie haben jedoch auch die Möglichkeit, diese SEPA-Datei zu einem späteren Zeitpunkt zu erstellen. Über diesen Menüpunkt kann nur die SEPA-Datei zum zuletzt durchgeführten Originallauf erzeugt werden.
Status der letzten Beitragserhebung
Über die Schaltfläche ‘Status der letzten Beitragsermittlung‘ können Sie sich informativ das Durchführungsdatum sowie einige Eckdaten anzeigen lassen.
Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, zu überprüfen, ob die letzte Beitragserhebung bereits durch das Erstellen einer SEPA-Datei abgeschlossen ist. Nach dem erfolgreichen Erstellen einer SEPA-Datei muss diese natürlich über die entsprechende Sparkassenseite hochgeladen werden.