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E-Mail Konfiguration und Profile

Um E-Mails versenden zu können, müssen vorab entsprechende Einstellungen vorgenommen werden.

Menüleiste: Einstellungen > E-Mail

E-Mail-Einstellungen Screenshot

Einstellungen

Im Fenster „E-Mail Einstellungen“ wird die Konfiguration für den E-Mail-Versand in SPG-Verein vorgenommen. 

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Im Profilbereich finden Sie Auswahlfeld zum Wechseln zwischen unterschiedlichen E-Mail-Profilen.

Die entsprechenden Informationen zu Ihren Einstellungen können Sie über Ihren E-Mail-Provider in Erfahrung bringen.

Je nach Anwendungsfall bietet es sich an, mit mehreren Profilen zu arbeiten, um beispielsweise den Versand von Rechnungen und anderer Korrespondenz zu separieren. 

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Über den Button image.png haben Sie die Möglichkeit, ein Standard-Profil für den Mailversand zu definieren

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Im Reiter Einstellungen können alle wichtigen Konfigurationen vorgenommen werden.

Darüber hinaus haben Sie im oberen Bereich des Formular folgende Möglichkeiten;

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Legt eines neues Profil an 

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Dupliziert ein vorhandenes Profil

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Benennt ein vorhandenes Profil um 

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Löscht ein vorhandenes Profil
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Absender E-Mail:
Hier wird die E-Mail-Adresse eingetragen, von der aus die E-Mails verschickt werden sollen.

 

Anzeigename:
Der Name, der beim Empfänger als „Absender“ angezeigt wird. 

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Server (IP / Hostname):
Hier wird der SMTP-Server angegeben, über den die E-Mails versendet werden. 

 

Benutzername:
Der Benutzername für die Anmeldung am SMTP-Server

 

Kennwort:
Kennwort, das für die Authentifizierung beim SMTP-Server benötigt wird. 

 

Port:
Hier wird der Port für den Versand von E-Mails eingetragen. Typisch für STARTTLS ist Port 587

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Verschlüsselung:
Die Art der Verschlüsselung für die Übertragung der E-Mails. Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:

 

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Methode/Typ:
Hier kann ausgewählt werden, welche Methode für den E-Mail-Versand genutzt werden soll. 

 

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Auth.methode:
Die Authentifizierungsmethode, mit der sich das Programm am SMTP-Server anmeldet. 

 

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Server ab-/anmelden nach wievielen E-Mails?
Mit dieser Einstellung kann festgelegt werden, nach wie vielen versendeten E-Mails sich das Programm einmal vom Server ab- und wieder anmeldet. Dies kann bei manchen Mailprovidern notwendig sein.

 

Eine Pause von diesen Sekunden einlegen:
Gibt an, ob und wie lange eine Pause nach einer bestimmten Anzahl von E-Mails eingelegt werden soll. Dies kann helfen, Sperrungen durch den Mailprovider zu vermeiden.

 

Anzahl BCC Empfänger:
Legt fest, wie viele Blindkopien (BCC) bei einer Mail mitgesendet werden. 

 

E-Mail Protokoll autom. speichern:
Wenn dieses Häkchen gesetzt ist, wird das Protokoll der versendeten E-Mails automatisch gespeichert.

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Signatur verwenden

Checkbox, ob beim Versand eine Standardsignatur eingefügt werden soll

 

Signatur-Editor

Textfeld mit Formatierungsleiste, in dem die Standardsignatur gestaltet wird. Hier kann Text formatiert, Hyperlinks eingefügt und ggf. ein Logo platziert werden. Beispiel: Grußformel (z. B. „Mit sportlichen Grüßen“), Name, Funktion, Verein, Website, Link

Testen des E-Mail-Versands

In der Registerkarte „Test E-Mail“ können Sie einen Testversand Ihrer E-Mail-Konfiguration durchführen, um zu überprüfen, ob die Einstellungen korrekt sind und die E-Mail erfolgreich versendet werden kann. Die Oberfläche ist in mehrere Abschnitte unterteilt, die jeweils spezifische Felder und Funktionen bieten. 

Die Informationen in Basisdaten, Optionen und Absender werden aus den Feldern in Einstellungen übernommen und umgekehrt

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Hinterlegen Sie in diesem Bereich die Informationen zu dem Absender und Empfänger

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Definieren Sie hier eine Betreffzeile und den Inhalt Ihrer Testmail

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Fügen Sie gegebenenfalls Anhänge hinzu, um auch diese Funktionalität zu testen.

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Über Senden starten Sie den Testversand mit den angegebenen Einstellungen an die eingetragenen Empfänger.

 

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Über den Button  image.png können in den meisten Fällen die Einstellungen des E-Mail-Providers direkt übernommen werden, Geben Sie hierzu Ihre E-Mail-Adresse ein und bestätigen Sie mit OK. Im Anschluss werden die Parameter für die Verbindung automatisch gefüllt.

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Protokoll

Das Protokoll hilft, den Überblick über die E-Mail-Kommunikation zu behalten, insbesondere um nachvollziehen zu können, ob und wann E-Mails erfolgreich verschickt wurden oder ob es Probleme beim Versand gab. Das ist besonders bei Sammelmailings oder automatisierten Serienmails wichtig.

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Die Protokollierung ist auch hilfreich bei der Fehlersuche: Treten Versandprobleme auf, lässt sich anhand der Protokollinformationen direkt erkennen, wo und warum ein Fehler aufgetreten ist (z. B. falsches Passwort, blockierter Port oder fehlerhafte Empfängeradresse)

Über den Button Protokolldatei speichern können Sie das Protokoll auch aus TXT-Datei exportieren.