Dokumenten-Archiv
Das Dokumenten-Archiv ist eine Übersicht über wichtige Mitgliedsdokumente, die direkt im Programm archiviert werden können. Es bietet eine zentrale Ablage, um stets den Überblick über Schriftstücke wie Briefe oder Rechnungen zu behalten.
Öffnen Sie das Archiv über die Navigationsbereich: Sonstige Listen > Dokumentenarchiv oder alternativ über die Menüleiste: Mitglieder > Übersichten > Dokumenten-Archiv
Was kann archiviert werden?
Im Dokumentenarchiv lassen sich unter anderem folgende Dokumentarten ablegen:
- Serienbriefe oder individuell erstellte Briefe
- Formulare (z. B. Rechnungen oder Spendenbescheinigungen)
- beliebige PDF-Dateien
- Word-, Excel- oder andere Dokumente
Dateien aus dem Archiv aufrufen
Öffnen Sie das Archiv über die Navigationsbereich: Sonstige Listen > Dokumentenarchiv oder alternativ über die Menüleiste: Mitglieder > Übersichten > Dokumenten-Archiv
Um ein archiviertes Dokument anzusehen, gehen Sie wie folgt vor:
-
Wählen Sie das gewünschte Dokument in der Liste aus.
-
Führen Sie einen Doppelklick auf den Eintrag aus.
Das Dokument wird daraufhin in der Standardanwendung geöffnet, die auf Ihrem System für diesen Dateityp hinterlegt ist (z. B. PDF-Reader für PDF-Dateien).
Dateien aus dem Archiv suchen
Um ein archiviertes Dokument zu suchen, gehen Sie wie folgt vor:
- Gehen Sie in die obere Filterzeile der Dokumentenliste.
- Geben Sie den gewünschten Suchbegriff ein. Die Liste wird automatisch gefiltert.
- Führen Sie einen Doppelklick auf den gefundenen Eintrag aus, um das Dokument zu öffnen.
Das Dokument wird daraufhin in der Standardanwendung geöffnet, die auf Ihrem System für diesen Dateityp hinterlegt ist (z. B. PDF-Reader für PDF-Dateien).
Dateien aus dem Archiv drucken
Zum Drucken eines Dokuments können Sie über die Kontrollkästchen in der ersten Spalte ein beliebiges Dokument auswählen und über das Kontextmenü > Drucken
Stapeldruck
Zum Drucken mehrerer ausgewählter Dokumente können Sie beliebig viele Dokumente auswählen. In der ersten Spalte aktivieren Sie die entsprechenden Kontrollkästchen. Dies ist auch mitgliederübergreifend möglich (z.B. können eine Rechnung von Mitglied Schmidt und eine von Mitglied Hansen gleichzeitig markiert werden).
Nach dem Start der Druckfunktion zeigt das System eine klare Abfrage an. Nach einer Bestätigung mit "Ja" werden alle ausgewählten Dateien nacheinander an den Standarddrucker gesendet, ohne dass der Anwender jede Datei einzeln öffnen muss.
Dateien im Archiv löschen
Markieren Sie die Datei, die Sie löschen möchten.
Klicken Sie auf „Löschen“ und bestätigen Sie den Vorgang.
Einmal gelöschte Dateien können nicht wiederhergestellt werden.
Weiteres zum Thema erhalten Sie im Kapitel der Mitgliederdaten: Dokumentenarchiv