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E-Mail Versand

Nach Abschluss der E-Mail Konfiguration können Sie direkt über SPG-Verein Mails versenden.

Menüleiste: Mitglieder > E-Mail-Versand

Mitglieder → E-Mail-Versand

Sie haben die Möglichkeit, individuelle E-Mail-Vorlagen für verschiedene Zwecke anzulegen. Dies ermöglicht ein effizientes und standardisiertes Vorgehen beim Versand wiederkehrender Mitteilungen (z.B. Arbeitseinsätze, Sommerfeste, Weihnachtsfeiern) . In dem sich öffnenden Formular können Sie die entsprechenden Parameter für den Mailversand definieren.

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Damit ein unterbrochener Versandvorgang exakt an der richtigen Stelle fortgesetzt werden kann, muss das Feld „Ab welcher Nummer“ entsprechend ausgefüllt werden. 

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In den Empfänger-Daten können Sie Einstellungen vornehmen, ob die Vorlage für den Gesamtbestand, eine Selektion oder für einzelne Empfänger erstellt werden soll.

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Im Dropdown-Menü E-Mail-Vorlage haben Sie die Möglichkeit eine bereits bestehende Vorlage zur weiteren Bearbeitung auszuwählen.

Vorlagenauswahl

Ihnen stehen bereits vorgefertigte Vorlagen zur Verfügung, die die gängigsten Prozesse in einem Verein abdecken.

Detaillierte Informationen finden Sie im Kapitel E-Mail Vorlagen.

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Unter E-Mail-Historie können Sie festlegen, wie mit der E-Mail-Historie und den zugehörigen Anlagen umgegangen wird.

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E-Mail-Historieneintrag anlegen:
Wird dieses Kontrollkästchen aktiviert, wird für die aktuell zu versendende E-Mail ein Eintrag in der E-Mail-Historie des jeweiligen Mitglieds oder Kontakts angelegt. Dadurch kann jederzeit nachvollzogen werden, wann und zu welchem Anlass eine E-Mail versendet wurde.

Anlage/n im Dokumentenarchiv speichern:
Durch das Aktivieren dieses Kontrollkästchens werden die Anhänge, die mit der E-Mail versendet werden, zusätzlich im internen Dokumentenarchiv des Programms gespeichert. Dies dient der Ablage und späteren Nachvollziehbarkeit aller verschickten Dokumente.

In Optionen können Sie definieren, ob bestimmte Personengruppen bei einer Daten- oder Listen-Ausgabe berücksichtigt werden sollen.

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ausgetretene Mitglieder ausgeben:
Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert wird, werden bei der folgenden Auswertung, Liste oder E-Mail auch Mitglieder berücksichtigt, die bereits aus dem Verein ausgetreten sind. Bleibt das Kästchen deaktiviert, werden ausgetretene Mitglieder nicht angezeigt oder ausgewertet.

externe Nicht-Mitglieder ausgeben:
Ist diese Option aktiviert, werden auch Personen ausgegeben, die als „externe Nicht-Mitglieder“ im System hinterlegt sind. Ohne Aktivierung dieser Option werden solche Personen in der Ausgabe nicht berücksichtigt.

image.png Über Einstellungen gelangen Sie zu der allgemeinen E-Mail Konfiguration

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Versendet Mails als einzelne, gesonderte Mail an die ausgewählten Empfänger

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Versendet Mails als BCC an den definierten Empfängerkreis

Versenden von E-Mails

Nachdem Sie die Vorlage ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Einzelversand oder BCC.

Bitte prüfen Sie vor dem Versand, dass alle Platzhalter in der Vorlage korrekt belegt werden, um Fehlsendungen zu vermeiden.

Es erscheint eine Sicherheitsabfrage, ob Sie den E-Mail-Versand wirklich starten möchten. Bestätigen Sie diese Abfrage mit Ja.

Versand bestätigen

Nach dem erfolgreichen Versand erhalten Sie eine Erfolgsmeldung. Klicken Sie zum Abschluss auf Schließen, um den Vorgang zu beenden.

Versand abschließen

Der E-Mail-Versand ist damit abgeschlossen. Sie können den Vorgang bei Bedarf jederzeit wiederholen oder weitere Vorlagen verwenden.