Daten Importieren
Mit SPG-Verein können Sie Mitgliederdaten aus CSV-Dateien (Excel) importieren. Der Import erfolgt anhand einer Zuordnung (Mapping) zwischen Datei-Spalten und Feldern in SPG-Verein. Um Daten zu importieren können Sie folgendermaßen vorgehen.
Um ein Gefühl für passende Feldnamen und Werte zu bekommen, empfehlen wir den importierbaren Export des TST-Bestands (Daten exportieren):
Diese Datei zeigt Ihnen, welche Felder beim Import korrekt verarbeitet werden können.
Menüleiste: Extras > Daten importieren
Innerhalb des sich öffnenden Formulars können Sie die entsprechenden Importparameter definieren:
Geben Sie hier den Pfad zu der zu importierenden Datei an.
Setzen Sie das Häkchen bei Feldnamen in der ersten Zeile, falls sich Überschriften in der Datei befinden.
Im Bereich Optionen, können Sie Einstellen, wie mi den zu importierenden Daten umgegangen werden soll:
| Bestand neu einlesen | Wenn diese Option gewählt wird und der Vorgang gestartet wird, werden alle bisherigen Mitglieder aus dem aktuellen Bestand entfernt und vollständig durch die neuen, einzulesenden Mitgliederdaten ersetzt. |
| Bestand ergänzen/erweitern | Mit dieser Option werden neue Mitglieder dem aktuellen Bestand hinzugefügt oder bestehende Mitglieder aktualisiert. |
| Bestand ändern | In diesem Modus können bestehende Mitglieder anhand der Mitgliedsnummer oder der Mitglieds-ID gezielt angepasst werden. Es erfolgt kein automatisches Löschen oder Überschreiben aller Mitglieder, sondern gezielte Änderungen an bestehenden Datensätzen. |
Im Reiter Zuordnungen können Sie die Beziehungen von den Daten in SPG-Verein und den zu importierenden Werten herstellen.
Beispiel:
| Mitgliedsnummer | MitgliedID |
| Vorname | Vorname |
| Nachname | Nachname |
| IBAN | IBAN_Nr |
| Zahlart | Zahlart |
| Mandatsreferenz | Sepa_Mandats_Ref |
| Mandatsdatum | Mandatsdatum |
| SEPA-Kz Ausführung | Sepa_kz_ausfuehrung |
| SEPA-Datum Mandatsref | Sepa_Datum_Mandats_Ref |
Über autom. erkennen können Sie diese Zuordnung auch automatisch erstellen lassen (sofern die Überschriften entsprechend gewählt sind)
Bereits angelegte Zuordnungen können über 
und 
bei Bedarf entfernt werden.
Bei den Zusatzfeldern bitte nur die exportieren, die auch in den Einstellungen - Bestand definiert wurden:
Beispiel: Abteilungen und Beitragsarten zuordnen
Wie im folgenden Beispiel soll einem Mitglied die Abteilung HV und fu zugeordnet werden. Wichtig ist immer das Triple:
Abteilung - Beitragsart - Zahlweise
Folgendes Beispiel soll umgesetzt werden:
Die CSV-Datei müsste dann folgenden Aufbau haben:
Diese Datei wird dann für den Import geöffnet und im Importfenster können die Zuordnungen getroffenen werden:
Abteilungen und Beitragsarten werden mit ihrer Nummer bzw. ihrem Kürzel angegeben und müssen vorher in SPG-Verein in den Stammdaten so angelegt sein!
Mögliche Zahlweisen sind
- jährlich
- monatlich
- halbj.
- viertelj.
Besonderheit: Zahlweise „sonstige“
Soll eine abweichende Zahlweise genutzt werden, zum Beispiel, dass der Jahresbeitrag immer im April eingezogen wird, geben Sie dies über die Zahlweise "sonstige" an.
In der CSV-Datei sieht das so aus:s...j........
Das bedeutet: s = sonstige, dann drei Punkte für Januar, Februar, März, dann j für Jahresbeitrag im April, danach wieder Punkte für die restlichen Monate.
Wenn Sie alle Parameter eingestellt haben, können Sie die Vorgaben für die spätere Verwendung speichern und über Vorgaben einlesen wieder in das Formular laden:
Beim Import von Daten in den Vereinsbestand ist es sehr wichtig, dass keine fehlerhaften oder unvollständigen Datensätze übernommen werden. Aus diesem Grund führt SPG-Verein 4 während des Imports eine automatische Plausibilitätsprüfung durch.
Die Plausibilitätsprüfung überprüft, ob alle wichtigen Angaben korrekt und vollständig sind. Typische Prüfungen sind zum Beispiel:
- Gibt es doppelte Mitgliedsnummern?
- Fehlen Pflichtangaben wie Name?
- Stimmen Formate (z. B. für Bankverbindungen) mit den Vorgaben überein?
- Sind Datumswerte, Abteilungen, Beitragsarten, Zahlweisen und E-Mail-Adressen richtig angegeben?
Sollte es zu Fehler kommen, können diese als Protokoll in der Druckvorschau angezeigt werden:
Plausibilitätsprüfungen schützen Ihre Datenqualität und verhindern spätere Probleme bei der Verwaltung.
Korrigieren Sie die beanstandeten Daten direkt in Ihrer Importdatei (z. B. Excel-Tabelle) und wiederholen Sie danach den Import.