Dokumentenarchiv
Das Archiv ermöglicht die digitale Speicherung beliebiger Dokumente zu einzelnen Mitgliedern – etwa Urkunden, Rechnungen oder Formulare. Diese werden zentral abgelegt und können bei Bedarf schnell eingesehen, bearbeitet oder weiterverarbeitet werden.
Funktionsweise
Öffnen Sie im Pflegedialog das gewünschte Mitglied. Um ein neues Dokument hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen und wählen im sich öffnenden Explorerfenster die gewünschte Datei aus. Alternativ können Sie auch über das Kontextmenü Dokumente hinzufügen.
Die Datei wird nach der Auswahl automatisch dem Mitglied zugeordnet und erscheint in der Dokumentenübersicht.
Für jedes importierte Dokument stehen folgende Verwaltungsoptionen zur Verfügung. Hinweis: Es kann immer nur ein Dokument gleichzeitig ausgewählt, importiert oder bearbeitet werden.
| Umbenennen | Die Datei wird umbenannt; der neue Name erscheint auch in der Übersicht. |
| Anzeigen | Öffnet das Dokument mit der in Windows verknüpften Anwendung. PDF-Dateien werden standardmäßig mit dem internen PDF-Viewer angezeigt (anpassbar unter Einstellungen > Generell). |
| Löschen |
Entfernt die Datei dauerhaft aus dem Archiv und aus der Übersicht. Beim Hinzufügen von Originaldateien bleiben diese an ihrem Ursprungsort erhalten; im Archiv wird eine Kopie abgelegt. |
Technischer Hintergrund
Für jedes Mitglied wird im Verzeichnis archiv ein eigenes Unterverzeichnis mit der jeweiligen Mitgliedsnummer angelegt.
Die importierte Datei wird automatisch in dieses Verzeichnis kopiert, sodass das Original an seinem Ursprungsort verbleibt.
Beispiel: C:\PrgramData\SPG-Daten\mandanten\TST\archiv\0000001011\
Dokumente aus dem Archiv als Anlage versenden
Über die Funktion E-Mail schreiben können Sie an das ausgewählte Mitglied direkt eine E-Mail versenden, sofern eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Wählen Sie dazu das gewünschte Dokument per Mausklick aus und klicken Sie dann auf E-Mail schreiben in der Button-Leiste. Das gewählte Dokument wird automatisch als Anlage zur E-Mail hinzugefügt und erscheint im Bereich „Anlage/n“.
Weitere Tipps
Archivieren Sie regelmäßig wiederkehrende Vorgänge (z. B. Quartalslisten oder Mahnungen).
Strukturieren Sie mit Jahresbezügen (z. B. „Listen 2024“, „Briefe 2025“).
Ergänzen Sie Beschreibungen mit Zeitraum, Abteilung oder Empfänger.
Weitere Informationen und Details zum E-Mail-Versand finden Sie im Kapitel: E-Mail-Versand