Onlinehandbuch SPG Verein 4.4
Das Handbuch „SPG-Verein 4.4“ ist Ihr zuverlässiger Begleiter bei der Vereinsverwaltung mit SPG-Verein 4. Es richtet sich ausdrücklich an Vereinsmitarbeitende ohne IT-Vorkenntnisse und bietet leicht verständliche Erklärungen zu allen wichtigen Programmbereichen.
Sie finden anschauliche Anleitungen zu Themen wie:
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Mitglieder anlegen, bearbeiten und Listen erstellen
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Beiträge verwalten, SEPA-Lastschrift, Rechnungen und Mahnwesen
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Serienbriefe und E-Mails versenden, Etiketten und Mitgliedsausweise drucken
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Abteilungen, Beitragsarten, Funktionen und Ehrungen organisieren
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Statistiken und Berichte erstellen, Verbandsmeldungen durchführen
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Datensicherung, Wiederherstellung und Benutzerverwaltung
Sie können dieses Buch entweder Schritt für Schritt von Anfang bis Ende durchgehen oder gezielt nach bestimmten Themen suchen.
Lizenzarten
Je nach Vertriebsweg und Lizenztyp unterscheidet sich der Funktionsumfang sowie die Konfigurierba...
Programmbedienung
SPG-Verein 4 unterstützt Sie bei allen Aufgaben der Vereinsverwaltung – von Mitgliedsdaten bis zu...
Vereinsdaten
Um die Vereinsdaten korrekt zu hinterlegen, benötigen Sie im Vorfeld verschiedene grundlegende In...
Grund-Einstellungen von SPG-Verein
In den Einstellungen von SPG-Verein 4 legen Sie die grundlegenden Konfigurationen für das Program...
Einstellungen Generell
Um in SPG-Verein generelle Einstellungen vorzunehmen, gehen Sie wie folgt vor: Menüleiste: Einst...
Einstellungen Bestand
Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie in SPG-Verein individuelle Einstellungen für Ihren Bestand...
Programmdatum einstellen
SEPA-Datei Fälligkeit und Erstellungsdatum Bei der Erstellung einer SEPA-Datei werden die Felder...
Stammdaten
Die hinterlegten Stammdaten bilden die Grundlage für eine Vielzahl von Programmfunktionen. Hier w...
Stammdaten pflegen
Der Aufbau von Stammdaten ist eine einmalige Tätigkeit, die jedoch besondere Sorgfalt erfordert, ...
Vereinsdaten
Menüleiste: Stammdaten > Vereinsdaten Weiteres zum Thema Vereinsstammdaten finden Sie im Kapitel...
Abteilungen
Hier erfahren Sie, wie Sie die grundlegende Beitragsstruktur Ihres Vereins mit Abteilungen und de...
Beitragsarten
Beitragsarten einer Abteilung Wenn Sie auf eine Abteilung doppelklicken, öffnet sich das Bearbei...
Bezirke
Die Maske für Bezirke erlaubt die Verwaltung von Kürzeln und Bezeichnungen für geografische Unter...
Berufsgruppen
In diesem Bereich werden die für den Verein relevanten Berufsgruppen mit Kürzel und Bezeichnung h...
Funktionen
Hier können alle im Verein vorkommenden Funktionen (z. B. Vorstandsposten, Kassenwart, Prüfer etc...
Ehrungen
In dieser Maske werden mögliche Ehrungen, wie Auszeichnungen oder Nadeln, mit den jeweiligen Kürz...
Kündigungsgründe
Hier werden Kürzel und Bezeichnungen für Kündigungsgründe gepflegt. Diese dienen zur statistische...
Bankleitzahlen
Über das Formular Bankleitzahlen können Bankinformationen verwaltet und bearbeitet. Es bietet ein...
Abrechnungsdaten
Unter den Abrechnungsdaten stehen Ihnen zwei zentrale Funktionen zur Verfügung: Sie können sowohl...
E-Mail Vorlagen
Für den Versand von E-Mails können Sie mitgelieferte oder selbst erstellte Vorlagen verwenden. M...
Länder
Die Länder-Verwaltung erlaubt die Pflege von Länder-Kennungen und deren Bezeichnungen. Dies ist i...
Stammdaten - Liste drucken
SPG-Verein 4 bietet Ihnen die Möglichkeit, für jeden Bereich der Stammdaten eine übersichtliche L...
Bestände verwalten
Im Folgenden verwenden wir für den Begriff "Mandant" nur noch den Begriff "Bestand". Der Begriff ...
Bestand auswählen
Nach dem Start von SPG-Verein 4 erscheint das Fenster zur Bestandsauswahl. Hier sehen Sie alle be...
Neuen Bestand anlegen
Unter Kennzeichen geben Sie eine geläufige Bezeichnung für Ihren Verein ein.Das Kennzeichen kann ...
Bestand (TST) neu anlegen
„Testbestand neu anlegen“ (TST) wieder in seinen ursprünglichen Auslieferungszustand zurückzuset...
Bestand löschen
Markieren Sie den Bestand, den Sie löschen möchten, und wählen Sie anschließend „Bestand löschen“...
Daten aus SPG Verein 3.x konvertieren
Mit SPG-Verein 4 können Sie Bestände aus der Vorgängerversion SPG-Verein 3.x einfach übernehmen u...
Konvertierungsprotokoll
Nach einer Konvertierung können Sie sich jederzeit das zugehörige Konvertierungsprotokoll anzeige...
Passwort verwalten
Mit dieser Funktion können Sie ein Passwort für den aktuellen Bestand setzen, ändern oder löschen...
TST Testbestand
Zur Veranschaulichung der Funktionen und Abläufe in SPG-Verein steht ein vorbereiteter Testbest...
Mitgliederdaten
Mit der Mitgliederverwaltung von SPG-Verein steht Ihnen ein leistungsfähiges Werkzeug zur Verfügu...
Mitgliederdaten
Die Pflege der Mitgliederdaten erfolgt in einer strukturierten Detailansicht, die in mehrere Regi...
Adresse/Kommunikation
Mit dieser Funktion erfassen und bearbeiten Sie sämtliche relevanten Adress- und Kommunikationsda...
Abteilungen/Beiträge
Die Registerkarte Abteilungen/Beiträge dient zur Verwaltung der Abteilungszugehörigkeit und zur F...
Funktionen/Ehrungen/Sonstiges
Die Registerkarte Funktionen/Ehrungen/Sonstiges dient zur strukturierten Erfassung besonderer Mit...
Notizen/Bild
In dieser Registerkarte erfassen Sie individuelle Notizen zu Mitgliedern sowie ein Foto für den M...
Postanschrift/Zusatzfelder
Die Registerkarte Postanschrift/Zusatzfelder erweitert die Mitgliederakte um die Möglichkeit, ein...
Dokumentenarchiv
Das Archiv ermöglicht die digitale Speicherung beliebiger Dokumente zu einzelnen Mitgliedern – et...
E-Mail-Archiv
In dieser Registerkarte werden alle E-Mails angezeigt, die über den Menüpunkt Mitglieder > E-Mail...
Verbräuche
In dieser Registerkarte erfassen und verwalten Sie Verbräuche, die später über das Abrechnungsver...
Prüfung auf Doppelbelegung
Beim Erfassen eines neuen Mitglieds prüft SPG-Verein 4 automatisch, ob bereits ein Mitglied mit d...
Änderungshistorie im Mitglied
In SPG-Verein 4 wird automatisch ein Änderungsprotokoll geführt. Damit können Sie jederzeit nachv...
Kursübersicht in den Mitgliedstammdaten
Nach Aktivierung der Kursverwaltung haben Sie Zugriff auf einen weiteren Reiter in den Mitglieder...
Übersichten
In SPG-Verein dienen Übersichten der schnellen Anzeige und Bearbeitung von Vereinsdaten. Sie biet...
Grundlagen Übersichten
In vielen Bereichen von SPG-Verein – z. B. in der Mitgliederübersicht – werden Daten in einer sog...
Ansichten verwalten
Über Ansichten können Sie die Darstellung in der Tabelle individuell bestimmen. Folgende Möglichk...
Mitgliederübersicht
In der Mitgliederübersicht sehen Sie alle aktuell erfassten Mitglieder in einer tabellarischen An...
Abteilungsübersicht
In der Abteilungsübersicht sehen Sie alle Abteilungen, die in Ihrem Verein angelegt wurden. Für j...
Ehrungsübersicht
In der Ehrungsübersicht sehen Sie, welche Ehrungen aktuell im Bestand hinterlegt sind und an welc...
Funktionsüberischt
In der Funktionsübersicht sehen Sie alle Funktionen, die innerhalb Ihres Vereins vergeben wurden....
Dokumenten-Archiv
Das Dokumenten-Archiv ist eine Übersicht über wichtige Mitgliedsdokumente, die direkt im Programm...
Verbräuche
Mit der Verbrauchsübersicht können Sie schnell und einfach sehen, wie oft einzelne Materialien bz...
Emailarchiv
SPG-Verein 4 bietet Ihnen die Möglichkeit, eine Historie der versendeten E-Mails pro Mitglied zu ...
Datensicherung und Wiederherstellung
Die regelmäßige Datensicherung ist ein zentraler Bestandteil der sicheren Vereinsverwaltung. Die ...
Datensicherung erstellen
Der Datensicherungsassistent führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess der Sicherung oder W...
Datensicherung wiederherstellen
Mit dem Datensicherungsassistenten können Sie den vollständigen Datenbestand von SPG-Verein wiede...
Daten-Transfer-Datei (DTD)
Mit einer Daten-Transfer-Datei (DTD) können Mitgliederdaten einfach und sicher zwischen zwei Ins...
Beiträge erheben (Beitragsverfahren)
Das Beitragsverfahren ist der zentrale Ablauf, um Mitgliedsbeiträge zu berechnen, Rechnungen zu e...
(1) Beitragserhebung
Die Beitragserhebung ist ein zentraler Prozess, der es Ihnen ermöglicht, die hinterlegten Beiträg...
(2) Beitragserhebungsliste
In der Beitragserhebungsliste werden alle Vorgänge dokumentiert, die aus einer Beitragserhebung r...
(3) Rechnungen ausgeben für Beiträge
Mit der Funktion Rechnungen ausgeben können Sie gezielt Mitgliedsrechnungen erzeugen, sortieren, ...
(4) SEPA-Datei erstellen
Die Funktion SEPA-Datei erstellen ermöglicht das Erzeugen einer SEPA-XML-Datei, über die die fäll...
Beitragserhebungen
Nach Aufruf des Bereichs Beitragserhebungen im Programm SPG-Verein werden Ihnen alle durchgeführt...
Status letzte Beitragserhebung
Dieses Fenster gibt Ihnen einen schnellen und klaren Überblick über den zuletzt durchgeführten Be...
Rech.Formular erstellen
Wie Sie Rechnungslayout erstellen, erfahren Sie im Kapitel List & Label Menüleiste: Beiträge > B...
SEPA-Dateiverwaltung
Bereits erstellte SEPA-Dateien für Beitragserhebungen oder Abrechnungen einfach und sicher verwa...
Internes Mitgliedskonto
Das Mitgliedskonto bietet Ihnen eine vollständige Übersicht über alle finanziellen Bewegungen ein...
Mitgliedskonto: Auskunft
Das Mitgliedskonto bietet Ihnen eine vollständige Übersicht über alle finanziellen Bewegungen ein...
Mitgliedskonto - Liste
Die Konten der Mitglieder ausdrucken, um eine Übersicht über Buchungen und Salden zu erhalten. M...
Mitgliedskonto - Übersicht
Über die Mitgliedkonto-Übersicht öffnet sich eine tabellarische Übersicht aller Mitgliedskonten. ...
Saldenliste
Die Saldenliste ist eine Auswertung, die jederzeit, unabhängig von Abrechnungszyklen, erstellt we...
Mit Selektionen arbeiten (Selektionsverwaltung)
SPG-Verein ermöglicht es durch Selektionen, gezielt Teilmengen von Mitgliedern auszuwählen, zu so...
Mitgliederlisten
Die Mitgliederlisten in SPG-Verein 4 sind wichtige Arbeits- und Planungsunterlagen für die Verein...
Liste (1) - Adressen
Diese Liste ist ideal, wenn Sie schnell eine Übersicht über die Adress- und Kontaktdaten Ihrer Mi...
Liste (2) - übrige Daten
Diese spezielle Liste dient dazu, alle weiteren Stammdaten Ihrer Mitglieder auszugeben, die weder...
Liste (3) - Beiträge
Die Beitragsliste ist ein zentrales Werkzeug für Ihre Finanzplanung. Sie listet alle Mitglieder m...
Liste (4) - Schmalschrift
Diese Liste ist ein besonderes Werkzeug, da Sie den Inhalt zu einem großen Teil selbst gestalten ...
Geburtstagsliste
Mit der Geburtstagsliste können Sie schnell und einfach herausfinden, welche Mitglieder in einem ...
Briefe ausgeben
Mit der Funktion Briefe ausgeben können Sie mit anhand Ihrer Mitgliederdaten Briefe und Anschreib...
Listen ausgeben
Mit SPG-Verein 4 erstellen Sie flexible Mitgliederlisten, die genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschn...
Etiketten ausgeben
Drucken Sie flexibel Etiketten für jeden Bedarf, von Adressaufklebern für den kompletten Vereinsv...
Auswerten mit der Statistik
Die Statistik-Funktion in SPG-Verein bietet Ihnen umfassende Möglichkeiten, die im Programm erfas...
Statistik erstellen/auswerten (Liste)
Werten Sie Ihren gesamten Verein oder gezielte Gruppen nach Kriterien wie Alter und Abteilungszug...
Statistik erstellen/auswerten (Grafik)
Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, eine statistische Auswertung Ihres Mitgliedsbestands direkt a...
Statistik(2)
Mit der Funktion „Statistik (2)“ werten Sie Ihre Mitgliederdaten nach verschiedenen organisatoris...
Mitgliederentwicklung
Mit dieser Funktion werten Sie die Entwicklung Ihrer Mitgliederzahlen über einen bestimmten Zeitr...
interaktive Statistiken
Die interaktiven Statistiken bieten Ihnen eine moderne und dynamische Möglichkeit, Ihre Vereinsda...
Kommunikation per E-Mail
Individuelle Möglichkeiten, um die Kommunikation per E-Mail effizient zu gestalten. Von der techn...
Abrechnungen erstellen (Abrechnungsverfahren)
Neben dem Beitragsverfahren bieten Abrechnungen eine weitere Möglichkeit, Zahlungen zwischen Vere...
(1) Abrechnungserfassung
Im ersten Schritt müssen zunächst relevante Daten der Abrechnung erfasst werden. Menüleiste: Bei...
(2) Abrechnungslauf
Um den Abrechnungslauf zu starten gehen Sie folgendermaßen vor: Menüleiste: Beiträge > Abrechnun...
(3) Abrechnungsliste
Eine Abrechnungsdatei kann sowohl Gutschriften (Haben) als auch Belastungen (Soll) enthalten. Des...
(4) Rechnungen für Abrechnungen
Rechnungen für eine bestehende Abrechnungen können Sie wie folgt erzeugen: Menüleiste: Beiträge ...
(5) SEPA-Datei erstellen
Innerhalb des Abrechnungsprozesses können Sie eine SEPA-Datei erzeugen. Menüleiste: Beiträge > A...
Kontroll-Listen
Die Kontroll-Liste dient dazu, einen schnellen und übersichtlichen Nachweis über die in einer Abr...
Abrechnungsdatei aktualisieren
Mit dem Dialogfenster Abrechnung aktualisieren können Sie eine bereits bestehende Abrechnungsdate...
Verbrauchsdaten erfassen und abrechnen
Mit SPG-Verein 4 können Sie nicht nur feste Beiträge, sondern auch variable Verbräuche Ihrer Mitg...
Mahnung erstellen (Mahnverfahren)
Das Mahnverfahren unterstützt Sie systematisch dabei, ausstehende Beitragszahlungen zu verwalten....
(1) Mahnlauf
In SPG-Verein können Sie als Vereinsverwalter einen Mahnlauf starten, um Mitglieder oder Nicht-Mi...
(2) Mahnungslisten-Übersicht
Bereits generierte Mahnungslisten (Mahnlauf) können Sie über die Mahnungslisten-Übersicht einsehe...
(3) Mahnungen ausgeben
Mit SPG-Verein stehen Ihnen verschiedene Muster-Layouts für Mahnungen zur Verfügung. Sie können e...
Mahnungsformular erstellen
Wie Sie ein Mahnungsformular erstellen, erfahren Sie im Kapitel: List & Label
Zuwendungen/Spenden und Nachweise
In diesem Bereich verwalten Sie alles rund um Spenden. Sie können sowohl einzelne Bescheinigungen...
Zuwendungen / Spenden ausgeben
Mit der Funktion Zuwendungen / Spenden können Sie gezielt Spendenbescheinigungen und Zuwendungsna...
Nachweisliste ausgeben
Mit der Nachweisliste erstellen Sie eine zusammenfassende Liste über bereits erfolgte Zuwendungen...
Zuw./Spendenform erstellen
Wie Sie Zuwendungsformulare und Spendenformulare erstellen, erfahren Sie im Kapitel List & Label
Zahlungen erfassen
Nicht jede Zahlung im Verein läuft über den automatischen Beitragseinzug. Manchmal zahlen Mitglie...
Mitgliedshistorie und Datenänderungen
Mit der Funktion Massenänderungen können Sie gezielt bestimmte Datenfelder für alle oder ausgewäh...
Jahresabschlussarbeiten/ Jahresperiodenwechsel
Mit der Funktion Jahres- und Periodenwechsel führen Sie zum Ende eines Geschäftsjahres wichtige A...
Benutzerverwaltung
Die Benutzerverwaltung in SPG-Verein dient dazu, den Zugriff auf das Programm zu steuern und unte...
Übersichten des Zahlungsverkehrs
Innerhalb des Navigationsbereichs unter Zahlungsverkehr haben Sie Zugriff auf Übersichten zu den ...
Beitragserhebung
Innerhalb der Beitragserhebungen finden Sie eine Historie, der in der Vergangenheit durchgeführte...
Abrechnungen
Im Bereich Abrechnungen finden Sie eine Übersicht, der in der Vergangenheit durchgeführten Abrech...
Mahnungen
Unter Mahnungen werden alle bisher durchgeführten Mahnläufe in einer Übersicht dargestellt. Navi...
Mitgliedskonten
Unter Mitgliedskonten finden Sie eine Übersicht, aus der Sie direkt in das Mitgliedskonto (MKonto...
Zahlungen
Unter Zahlungen finden Sie eine Übersicht über alle in der Vergangenheit getätigten Zahlungen auf...
Umsätze
Unter Umsätze finden Sie eine Übersicht über alle Umsätze auf Mitgliederebene. Navigationsbereic...
Sonstige Listen
SPG-Verein 4 unterstützt Sie mit nützlichen Werkzeugen bei speziellen Verwaltungsaufgaben. Prüfen...
Dialogpostliste
Die Dialogpostliste in SPG-Verein 4 dient der Vorbereitung und Dokumentation von postalischen Mas...
Prüfliste IBAN
Diese Programmfunktion durchsucht den gesamten Datenbestand des ausgewählten Mandanten auf Korrek...
Dateimanager
Über den Dateimanager haben Sie die Möglichkeit an einem zentralen Ort Listen, Etiketten Mahnunge...
Hilfe/Infos in SPG-Verein
Im Bereich Hilfe/Info finden Sie alle zentralen Informationen rund um Unterstützung, Service und ...
Hilfe/ Info
Über die Menüpunkte im Bereich Hilfe/Info haben Sie Zugriff auf Online-Hilfe, Handbücher, Version...
Netzwerk-Informationen
Im Dialogfenster Netzwerk- und Supportinformationen erhalten Sie technische Daten zu Ihrer Instal...
Support in SPG-Verein
Um Support zu erhalten, stehen Ihnen zusätzlich zur Online-Hilfe folgende Optionen zur Verfügung:...
Lizenzabgleich und Lizenzverwaltung
Damit Sie SPG-Verein 4 ohne Einschränkungen nutzen können, benötigen Sie eine gültige Lizenz.Menü...
Verbandsmeldungen
Hier erstellen Sie die Verbandsmeldungen für Ihren Landessportbund und exportieren die notwendige...
Importieren und Exportieren von Daten
Mit SPG-Verein können Sie Daten einfach importieren und exportieren sowie bestehende Einträge gez...
Daten Importieren
Mit SPG-Verein können Sie Mitgliederdaten aus CSV-Dateien (Excel) importieren. Der Import erfolgt...
Daten exportieren
Sie haben die Möglichkeit die in SPG-Verein gespeicherten Daten in verschiedene Formate zu export...
Datenfehlerprüfung
Um fehlerhafte Daten und Eingaben zu ermitteln, können Sie innerhalb des Programms entsprechende ...
Deutscher Sportausweis
Über DSA (Deutscher Sportausweis) ist es möglich, Dateien zur zentralen Bestellung der Sportverei...
Import SPG-Fibu-Daten
Diese Anleitung erklärt Ihnen, wie Sie Zahlungen, die Sie in SPG-Fibu erfasst haben, automatisch ...
Bankleitzahlen
Bankleitzahlen können in SPG-Verein zentral verwaltet und bei Bedarf aktualisiert werden. Damit s...
Termine exportieren
SPG-Verein bietet die Möglichkeit Termine zu exportieren. Der Export lässt sich in verschiedene K...
SPG-Onlineform-Mitgliederantrag
Hier geht es zum Buch: SPG-Onlineform-Mitgliederantrag
E-Rechnungen mit SPG-Verein
SPG-Verein unterstützt die Erstellung von E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format direkt aus dem Programm ...
Dokumente archivieren
In SPG-Verein 4 können Sie Beitragsrechnungen, Abrechnungsformulare, Mahnungen und weitere Dokume...
List & Label
Innerhalb von SPG-Verein können Sie Briefe, Listen und Etiketten mit dem integrierten Reportgener...
Einleitung
Wir haben Feedback von verschiedenen Vereinen erhalten, die Schwierigkeiten hatten, die alten mit...
Bausteine, Variablen und Vereinslogo
Um die Vorlagen später zu bearbeiten, sind zwei Einstellungen im Dateiexplorer wichtig. Wir wolle...
Briefe (*.brf)
Wie Sie Briefe an einzelne Mitglieder oder als Serienbrief an ganze Gruppen versenden und wie Sie...
Formulare (*.for)
Formulare haben nicht die Endung *.brf, sondern *.forFormulare werden bei der Erstellung von folg...
Rechnungen (*.for)
Rechnungen Rechnungen schreiben Beiträge > Beitragsverfahren > Rechnungen ausgeben Rechnun...
Abrechnungen (*.for)
Abrechnungen Rechnungen für Abrechnungsläufe schreiben Beiträge > Abrechnungsverfahren > Abrech...
Mahnungen (*.for)
Mahnungen Mahnungen schreiben Beiträge > Mahnverfahren > (3)Mahnungen ausgeben Mahnungen ä...
Spenden – Zuwendungen (*.for)
Spenden – Zuwendungen Rechnungen für Abrechnungsläufe schreiben Beiträge > Zuwendungen/Spenden ...
Listen (*.lst)
Listen haben die Dateiendung *.lstDer Variablen-/ Elementeumfang ist identisch zu den Briefen. M...
Etiketten (*.lbl)
Etiketten ausgeben Mitglieder > Etiketten > Etiketten ausgeben Etiketten ändern Mitglieder >...
Kursverwaltung
Mustervorlagen Variablen - Kurs.brf KURS_Einladung_V01.brf KURS_Teilnehmer-Liste_V01
Listen ausgeben
Mit der Funktion Listen ausgeben können Sie anhand Ihrer Mitgliederdaten Übersichten für verschie...